01 / 项目背景
项目背景与系统概括
系统概括
本方案面向全屋定制外贸业务，将邮件、WhatsApp 和官网留资统一接入，以项目和订单串联销售、技术、跟单及财务工作。各岗位可以按订单查询报价版本、图纸确认状态、出运批次、收汇记录和订单毛利。
业务主线：询盘与报价 → PI 与订单 → 图纸内审与客户签回 → 单证与出运 → 收汇与毛利。
背景分析
多渠道询盘需要统一跟进询盘来自多个渠道时，同一客户的联系记录、需求和报价可能分散。系统按客户及项目归档沟通记录与报价版本，便于业务交接和成交后转单。
定制图纸需要明确确认版本同一订单可能涉及多个房间和多轮图纸修改。系统按订单下发确认任务，记录技术审核、客户查看与签字回传，便于交付人员核对最终版本。
分批出运和拼柜需要关联订单一单分批出运或多单拼柜时，需对应单证、提单、船期及费用。系统按出运批次关联订单明细，并按订单汇总应收、回款和费用，便于核对毛利。
02 / 功能方案
功能方案总览
版本功能对照
| 功能分类 | 基础版 | 增强版（含基础版全部功能） |
|---|---|---|
| 渠道接入 | 1 个企业邮箱、1 个 WhatsApp 号码、1 个官网留资表单。消息和留资统一归档。 | 增强 5 个邮箱、3 个 WhatsApp 号码、3 个表单。增加自动分配、来源追踪及模板通知。 |
| 客户与销售 | 询盘跟进、客户档案、报价版本、形式发票（PI）和确认后转订单。 | 增强 增加线索回收、转化漏斗、价目表及折扣或低毛利审批。 |
| 订单与单证 | 订单交付跟踪、外销合同、装箱单和商业发票生成，报关单登记归档。 | 增强 增加订单变更和拆批审批、批次看板、多模板批量生成及单证差异提示。 |
| 图纸与审批 | 按订单下发任务，上传 PDF 或 DWG，技术内审。客户通过同版 PDF 在线预览、打印签回，全程留痕。 | 增强 增加 DWG 网页预览、可配置审批角色、超时催办及关键图纸签回后的投产放行控制。 |
| 出运与物流 | 管理拼柜、提单和出运批次。船期由人工维护，可跳转第三方查询。 | 增强 对接 1 家海运服务商自动同步船期节点，增加延误提醒、排柜看板和容量提示。 |
| 收汇与毛利 | 记录定金、尾款、应收和订单费用，支持人工分摊拼柜费用及查看订单毛利。 | 增强 增加收款跨订单分配、应收账龄和逾期提醒、拼柜费用自动分摊及多维毛利分析。 |
增强版包含基础版功能，右栏列出新增能力及扩展范围。
项目预算与周期
基础版 22–32 万元，约 8–11 周。增强版 38–53 万元，约 12–17 周。
以上为人民币未税估算，第三方费用另计。详情见「项目预算与交付范围」。
03 / 客户与销售
渠道接入与客户管理
三条渠道都接入 CRM。每条线索保留来源和沟通记录，成交后可由确认的 PI 转为订单，减少重复录入。
| 功能 | 基础版交付 | 增强版增加 |
|---|---|---|
| 邮件接入 | 接入 1 个企业邮箱或共享业务邮箱。同步新邮件、线程和附件，支持 CRM 内回复。已识别联系人挂入档案，陌生发件人进入待认领询盘。 | 增强 同一邮件服务商下 5 个邮箱，增加按邮箱或团队分配、同步失败重试与异常提示。 |
| WhatsApp 接入 | 接入 1 个 WhatsApp Business 官方 API 号码。接收入站消息，保存文本和常见附件，支持业务员在允许范围内回复，并把会话挂到客户或询盘。 | 增强 同一业务账户下 3 个号码，增加团队路由、批准模板发送、图纸待确认等业务通知和发送状态。 |
| 独立网站接入 | 对接 1 个独立站、1 个现有留资表单。提交后自动新建或关联询盘，记录联系方式、项目需求、页面来源和提交时间。 | 增强 同站 3 个表单，增加广告来源参数（UTM）、按国家或团队分配，以及接口失败记录和补传。 |
| 询盘与客户档案 | 线索分配、状态、下次跟进、备注和搜索。维护客户公司、联系人、国家、语言、地址、历史沟通与订单。邮箱和手机号查重，业务员确认合并。 | 增强 增加公海回收规则、线索超时提醒、来源转化和业务员漏斗。支持按项目、团队和区域筛选。 |
| 报价与 PI | 按项目、房间或产品行维护配置、数量、币种、单价、折扣、交期及贸易条款。留存报价版本，生成报价单及 PI，确认后转订单。 | 增强 增加可维护价目表、折扣或低毛利审批，留存审批时的金额和条款。 |
接入条件
企业邮箱需提供可授权账号和收发权限。独立站需提供表单接口或由网站维护方配合配置。WhatsApp 需具备可用的业务账户、号码和接口权限，主动通知按平台的会话及模板规则执行。既有号码迁移和历史聊天导入单独评估。
上线时可按邮箱、号码和网站提交编号校验重复记录，保留来源及人工归并记录，避免同一客户的跨渠道咨询被重复计入。
04 / 订单与图纸
订单单证与图纸确认
每个订单可按房间、柜体或图纸包下发一项或多项确认任务，并分别指定业务员、技术审核人和截止时间。
订单与出口单证
| 事项 | 基础版交付 | 增强版增加 |
|---|---|---|
| 订单与交付 | 由确认的 PI 转订单，或手工建单。记录项目、产品明细、币种、交期、贸易术语和付款节点。跟踪备货、可出运和已出运状态。 | 增强 支持订单变更和拆批审批、批次进度看板及逾期提醒。 |
| 合同与单证 | 维护外销合同、装箱单、商业发票。按模板从订单或出运记录带出字段，生成和导出文件。支持上传报关单及回执，记录报关状态并按出运关联归档。 | 增强 增加合同与单证多模板、批量生成、版本记录，以及订单数量、箱数和单证金额差异提示。 |
图纸确认流程
1
创建任务和上传。业务员上传 PDF 或 DWG，指定审核人。每次改稿生成新版本。基础版的 DWG 配同版 PDF 作为网页预览及客户签字文件。
2
技术内审。技术人员查看对应文件，填写意见并通过或退回。业务员修订后重新提交。只有审核通过的版本可以对外发送。
3
客户在线预览并签回。业务员发送 CRM 的客户确认页链接。客户验证邮箱后，只能查看该任务的已发布版本，可下载或打印 PDF，手写签字后上传 PDF 或图片，也可留言要求修改。
4
复核和归档。业务员核对签回件和图纸版本，确认后归档。系统记录版本、审核意见、发送与查看时间、回传文件及复核人。签回后改图须重新审核、发起确认，旧链接停止受理，旧签回件保留。
增强版图纸能力
接入一套 DWG 网页预览服务，上传后自动生成预览并显示处理结果。签字件继续使用业务确认的 PDF。增加审批角色配置、待办催办和放行限制，可按规则要求关键图纸签回后才能标记订单可投产。
DWG 预览以样本验证后的文件版本、图层、字体和外部参照范围为准。预览转换失败时，可继续使用人工上传的同版 PDF。
05 / 出运与财务
出运跟踪与基础财务
跟单人员能按订单看到装柜、提单和预计到港时间，财务能按同一订单核对回款、分摊费用和毛利。
| 功能 | 基础版交付 | 增强版增加 |
|---|---|---|
| 拼柜与出运 | 维护出运批次、货代、承运人、港口、船名航次和柜号。支持一柜关联多单、一单分批出运，记录分配数量、箱数、体积、毛重和装柜计划。 | 增强 增加按批次排柜看板、容量阈值和超配提示，支持变更记录和待装订单筛选。 |
| 提单与船期 | 绑定货代或船司档案和第三方查询链接。登记订舱号、主／分提单号，上传提单文件。人工维护截关、装船、离港、到港和签收等节点，区分预计与实际时间。 | 增强 对接 1 家选定服务商的标准海运查询接口。按其支持的柜号或提单号同步船期和节点，标记来源、更新时间、延误与同步异常并提醒，保留人工补录。 |
| 收汇与核销 | 记录定金、尾款、付款到期日、实收、币种、折算汇率、银行手续费和水单。支持分次回款、人工匹配订单及查询应收余额。 | 增强 增加一笔收款分配多单、差额和逾期预警、账龄表，以及同一模板的银行流水导入与人工复核。 |
| 费用与毛利 | 按订单归集生产或采购、包装、物流、报关、保险和银行等费用。拼柜共摊费用支持人工指定金额，并可按订单查看毛利额和毛利率。 | 增强 支持按体积、重量或金额规则分摊共摊费用，记录舍入差额与分摊明细，增加按客户、国家和业务员的毛利分析。 |
管理毛利口径
默认按本位币计算，订单毛利额 = 确认订单净收入 − 已归集的直接成本及费用。毛利率 = 毛利额 ÷ 确认订单净收入，收入为零时显示为不适用。未录齐成本的订单标注为暂估，应收和实际回款分别展示。
正式报价前确认汇率日期、退款折让和拼柜费用分摊规则。银行手续费按订单费用归集一次。物流接口覆盖范围、更新频率和可用节点以服务商授权及样例数据为准。
06 / 项目交付
项目预算与交付范围
建设预算覆盖需求确认、系统设计、开发、接口联调、测试和上线。
| 项目 | 基础版 | 增强版 |
|---|---|---|
| 一次性建设预算（未税） | 人民币 22–32 万元 | 人民币 38–53 万元 |
| 预计交付周期 | 约 8–11 周 | 约 12–17 周 |
实施与交付范围
部署与账号单一出口主体、一个生产环境，提供中文 Web 后台及英文客户确认页。预算按基础版 25 个、增强版 60 个内部账号估算。并发、图纸体量、文件保存周期及部署区域在实施范围确认时约定。
模板与数据基础版含报价单、PI、外销合同、装箱单、商业发票各 1 套模板，增强版各 2 套。报关单采用登记和附件归档。客户和产品主数据一次标准表导入，基础版合计 1,000 行、增强版合计 5,000 行。
上线交付交付上线系统、权限配置和操作说明，提供一次远程培训及上线后 30 天内约定范围的缺陷修复。源代码交付、授权范围及后续维护按正式合同约定。
另行计费项目云资源、存储与流量、WhatsApp 消息、CAD 服务及物流接口授权或订阅按实际另计。新增主体或渠道、复杂历史数据迁移、CAD 在线编辑、电子签章、海关直连、ERP 或会计对接、生产排程及移动端 App 可另行评估。
周期自资料齐备且具备联调条件起算。增强版按一家海运服务商的标准接口估算，具体接口范围、建设费用及排期以双方确认的交付范围为准。
07 / 实施与验收
实施计划与验收标准
项目分为需求及接口确认、核心功能交付、样本联调与上线验收三个阶段。双方使用实际业务样本验证流程，核对图纸版本、单证、船期节点和金额。
| 验收场景 | 通过标准 |
|---|---|
| 渠道与成交 | 通过已授权渠道验证邮件、WhatsApp 和官网表单进入 CRM 并关联询盘。官网重复提交可识别，报价和 PI 可生成，确认后可转订单。 |
| 图纸确认 | 订单下发任务，技术可退回和复审。客户只可预览授权版本，能打印并回传签字件。新版本发布后旧链接不能再签回，历史记录可查。增强版增加约定样本的 DWG 预览验证。 |
| 出运与单证 | 用两个订单拼一柜并验证一单分批。可查提单及船期，按实际出运明细生成装箱单和商业发票并归档报关单。增强版验证约定物流节点自动同步及失败提示。 |
| 财务与权限 | 样本订单含定金、尾款和拼柜费用，核对应收、已收、费用和毛利。客户只能看授权图纸，销售、技术、跟单、财务及管理人员按角色看资料，关键操作可追溯。 |
实施前确认资料
渠道资料企业邮箱服务商及邮箱数，WhatsApp 号码现状与账号权限，现有网站表单和维护方联系方式。
业务样本两套实际 PDF／DWG 图纸及签字回传样例，一单从报价到报关的单证样本，审批角色和放行规则。
出运与财务常用货代或船司、主要航线、提单或柜号样例，拼柜分摊规则、汇率口径和回款台账样例。
部署与安全确认账号规模、图纸上传上限、存储区域、保留周期和备份恢复要求。两版均按角色控制访问，客户链接支持验证、到期及撤回，关键审批和财务变更保留日志。
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全屋定制外贸 CRM 系统方案 · 基础版与增强版功能及交付范围 · 2026 年 11 月